2004年6月 継続的改善活動のご報告

6月度は、前月に引き続きリスクアセスメントを実施いたしました。その結果、今まで認識していなかったリスクや技術の進歩による新たな脅威などが発見され、その対策案などを検討しました。また、遅れていた「経営層の見直し」を実施し、ISMS体制構築時から年2回ずつ実施してきた情報資産の棚卸を年1回にするなどの指示を受けました。また、昨今企業の情報漏洩事件などが多発している為、経営層より年間を通じて抜本的な改善を行うよう指示を受けました。
また、6月いっぱいで情報セキュリティ委員会のネットワーク担当が変更になるため、引き継ぎなども行いました。
7月度は、6月度に実施したリスクアセスメント結果より得られた改善策などの文書化及び社内教育などを行なっていきます。

6月度は、5月に実施した説明会で得られた社内からの意見を元に、間接収集に関わる一連の手順の見直しを実施しました。特に受入れ時に委託元と合意するべき内容に関しては、既存の方法では法的なリスクを全て弊社が負ってしまう可能性があり、法的な面での見直しを実施しております。また、弊社はWeb制作企業ということもあり、お客様への個人情報の管理に関するご提案などの機会も多いことから、現在提案を行う際にチェックすべき項目などの洗い出しを行なっております。
7月度には、合意書及びチェックリストを完成させ、従業員への展開を図っていく予定です。また、6月に実施しましたリスクアセスメントの結果を踏まえて、個人情報に関わる新たなリスクなどが発見されましたので、7月度はこれら新規のリスクに対する改善策などを手順化し、従業員へ教育を行う予定です。

弊社ではWebサイトの定期更新作業に関して、担当者用の『作業手順書』をお客様ごとに作成しています。6月は、この『作業手順書』を弊社の品質マネジメントシステムの一部として組み込みました。従来は作業手順書の作成や管理は現場担当者に任せていました。記載内容は正しいのか、ミツエーリンクス全体の品質管理活動を定義している『全社品質マニュアル』と矛盾していないかなどのチェックは行なっていませんでした。これは全社レベルで達成したい品質・作業効率と、現場が考えている品質・作業効率の間に落差を生む原因になっていました。この部分の改善を通して、品質改善活動を強化していく考えです。
7月前半は内部監査が実施されます。今年度から内部監査組織の独立性が強化されており、より効果的な監査が実施されると考えております。後半は内部監査で出された是正要求事項の改善を中心に活動します。

6月は「社内からの是正指摘」を中心に取り組みました。
弊社では潜在的な問題を早期に発見し、トラブルやクレームの防止を目的として業務改善案をスタッフから吸い上げる「Better Tomorrow」という仕組みがあります。今月はその利用がこれまでにないほど多く、社内の整備がなされていないこと、取り決めがないこと、意識が不足していることなど、数多くの指摘が寄せられました。いずれも顧客満足や不満足に直結するとても貴重な意見でした。社内のルールを取り決めたり、手順書の作成、環境の整備、社内啓蒙と基本的な活動が主になりました。
スタッフの意識が些細なことでも顧客に向いているということを改めて実感しました。また、CS活動においては「お客様に対する意識が高い」という評価をいただき、日々のスタッフの努力が実を結び、嬉しさを感じた月でした。

6月の大きなトピックスとして、2003年度の環境報告書の公開があります。
本年度より環境報告は CSRサイト のコンテンツ内に含まれることになりましたが、今後の構築、運用についてはISO14001事務局が主導となっていく予定です。CSRサイトを弊社と社会との重要なコミュニケーションツールとして捉え、積極的に運用を進めていきます。
次に、各フロア責任者向けの教育を実施しました。これを受け、7月には各フロア責任者からフロアの全従業員に対して勉強会を実施します。
また、弊社の関連業者様に対し、環境への取り組みに対するご理解とご協力の依頼状を送付しました。

6月は年度目標に基づいた行動を開始しました。
弊社では従業員が従うべき倫理規範を『コンプライアンス・マニュアル』というマニュアルで定めています。現在このマニュアルの位置づけをより明確にする必要性を感じています。従来は、単なる「倫理規範集」としての存在でした。これを、内容を理解し同意した上で行動に移すべき「ルール集」と定義しなおします。また、理解して同意したということを従業員本人による署名で確認する方針です。
7月は内部監査を行います。昨年度はフロア担当者と現場スタッフへの教育が不十分で内部監査を実施していません。最後の内部監査から1年半が経過していますが、今月の内部監査を運営正常化のきっかけにしたいと考えています。