2003年2月 継続的改善活動のご報告

先月はISO9001の2000年版移行のための文書審査を受けました。指摘事項は合計8点ありましたが、いずれも、すでに活動している内容を、より詳細に記述したほうがよいというもので、対応も容易に終わりました。
そして今月は、いよいよ移行審査を受けます。登録審査以来の全部署審査ということもあり、社内には緊張感が漂っていますが、逆に、今までの運用ノウハウと日ごろの活動をそのまま出せば大丈夫、という安心感もあります。
ISO9001の2000年版では「顧客重視の視点を、より強く持つこと」と「より論理的にマネジメントすること」が規格として盛り込まれている点が特徴的と私は考えています。2年前より取り組んでいる苦情対応マネジメントシステムの運用ノウハウに加え、日ごろの統計的改善手法をフル活用することで、2000年版移行後の活動もスムーズに展開していけることと思います。

不満足情報をどれだけたくさん集めることができるか？本来であれば苦情なんてゼロであれば良い、弊社への不満は極力少ないほうが良いと考えるのが一般的かもしれません。しかし、苦情や不満足な気持ちの奥にある顧客のニーズを捉えてそれ以上の商品やサービスを提供して初めて、満足を得ていただくことができるのでは？そこで今月は惜しくも受注とならなかった企業さまへの訪問を強化し、ヒアリングに行って参りました。冒頭にもあるように、本来ならば耳に入れたくない情報であるはずなのに、頂く答えがなぜか嬉しかったのが不思議です。それはもちろん、弊社に対する期待をもってヒントを頂けていることを実感できる瞬間だからだと思います。持ち帰る情報はもちろん貴重な財産として現場にすぐにフィードバックしています。こうしたトラブルや不満足情報などを、改善のヒントとして積極的に生かすことが社内のレベルアップにつながると実感でき、嬉しく感じる月でした。

2月は、主にクライアントPCのセキュリティ強化を行いました。具体的にはベンダーから頻繁にリリースされるセキュリティパッチを全社に導入するかどうかの判断基準を定め、今後の運用手順を策定しました。これにより、セキュリティパッチが自動的に全社に配布され、一元管理ができる準備が完了したと言えます。また、ファイアーウォールの強化により不正アクセスからの保護も強化されました。これでクライアントPCのセキュリティ確保も一段落し、胸をなでおろしています。プライバシーマークの導入に向けての準備も着々と完了し、今月は個人情報を管理するためのデータベースの構築が完了し、これからいよいよ社内へ浸透を図ることになります。

2月、弊社では、年間スケジュールにのっとり、「文書全体の見直し」、「意識調査アンケートの準備」、「スタッフに対する教育」を実施しました。特に、「文書全体の見直し」では、年間スケジュールそのものを見直し、「意識調査アンケート」の年1回実施を、年2回実施へと変更しました。同時に、他マネジメントシステムとスケジュール上の同期を取り、現場担当者の混乱を取り除くための改善を行えたと考えています。

環境管理責任者の引継が行われ、それに伴い環境保全会議が開催されました。
現状の問題点・これからの事について話し合う良い機会になったのではないでしょうか。細かい内容として、今までB4,A3の紙に関しては使用量が少ないために計測対象外としていましたが、使用量が増加してきているため、この2種に関しても計測を開始することにしました。
管理責任者として、マネジメントシステムへの理解を深めると共に、より社内に浸透していくよう決意しています。