2003年8月 継続的改善活動のご報告

8月は、ISO9001を2000年版に移行してから初めての維持審査を受けました。審査結論としては、マネジメントシステムが適切に運営維持されていることが確認されましたが、メジャーの指摘事項＝0件、マイナーの指摘事項＝3件、観察事項＝1件という結果でした。
今回から統合審査ということで、第1段階としてISO14001（環境マネジメントシステム）の維持審査の次の日に品質の審査を受けました。審査の準備段階では大変なこともありましたが、審査の中では、統合マネジメントシステムと統合審査体制の構築を前提とした質問をすることができ、大変有意義な審査を受けることができました。
9月は、今回の審査で受けた指摘事項を元に改善活動を開始します。これとともに、審査により一時中断していた統合マネジメントシステムの構築プロジェクトを再開してまいります。

今月はトラブル情報の進捗管理方法について具体的に方法を作成いたしました。ISO規格では「トラブル情報の進捗管理」は重要なポイントとなる点なので今のうちにルーティンワークとして取り組んでいこうと思いました。
弊社は多くの国際規格に則り社内ルールが定められておりますが、従業員に対してできるだけ運用に負担がかからないようにするのも私たちの工夫かと思います。
いよいよこれら、マネジメントシステムの統合とJIS ZのISO化が同時進行していきますが、引き続き負担のない運用に努めて参りたいと思います。

8月度は、BS7799の2002年度版への維持審査が27〜29日にありました。また、ホスティングの移行に関しては、ほぼ全ての移行が完了致しました。
まず、維持審査では、2002年度版への移行に関して、無事認証の更新ができました。
審査では、指摘事項2件、観察事項14件という結果でした。
指摘の主な内容としては、「リスクアセスメントで使われている“情報資産に対する脅威・脆弱性と対策”においてBS7799-2:1999の管理策番号が使われていた。これはBS7799-2:2002に対応しなければならない。」など、主に事務局側のミスや準備不足などに関して、ご指摘を受けました。今後、これら指摘の是正及び観察事項の検討などを、積極的に進めていく予定です。
また、最近お客様の中でも、セキュリティを確保しながら作業を進めて欲しいとのご要望が多くなってきており、お客様のご期待に添えるよう今後業務を進める環境面でのセキュア化により一層の力を注いでいきます。

8月は「従業員への自覚教育」を実施するとともに、その後の「内部監査の準備」を行なう予定でしたが、準備不足により予定がずれ込んでしまいました。
今回発覚した準備不足とは、本年5月に実施した『意識調査アンケート』の結果や、現在内容を検討している『倫理プログラム』の詳細を各部門の勉強会実施担当者にフィードバックしていなかった点などです。これらのことは、勉強会への重要なフィードバックとなるため、外すことの出来ないものです。
9月は、初旬のうちにこれらの対応を完了し、現場への勉強会を実施します。これに加え、内部監査（例年9月実施）まで一気に進みたいと考えています。

8月は、7月に行われた内部監査への是正・予防処置を行い、8月21日に第三者機関による、第5回継続審査を受けました。
総評として、「環境管理責任者を始めとして、担当者のマネジメントシステムに対する理解が深く、また組織にとって有効なシステムにしようという改善の意識が高いという印象を受けた。」との評価を頂きました。
また、観察事項として、「プラスの側面に関する目標値については、有効性（効果）といった点からパフォーマンスの向上が評価できる指標を検討、設定されることが望まれる。」等、4点のコメントを頂きました。観察事項とは、重要な指摘事項ではないものの、今後の検討材料としてアドバイスする事項のことです。
9月以降は、維持審査での観察事項への対応を決定すると共に、対応を実施していきます。
その他、マイナスの環境側面（紙や電気の使用など）に関する目標値の設定に関して、目標値の立て方そのものから見直す必要があると考えています。
マイナスの環境側面に関して費やしていた時間・手間をプラスの環境側面の推進のために使いたいと思っています。
3年間動かしてきたシステムの根幹に近い部分に関する変更になりますので、時間をかけて慎重に取り組まなければなりませんが、統合マネジメントシステムとも連携させ、今後のISO14001の健全な運用のためにも、ぜひ実現させたいと思っております。

8月度は、BS7799審査の都合上JIS Q 15001に関しては、多くの改善活動が取れませんでしたが、BS7799審査で出ました観察事項の中には、プライバシーに関連するものもあり、今後それらをBS7799とJIS Q 15001両側面からのアプローチで改善活動をしていく予定です。