2004年10月 継続的改善活動のご報告

10月は、8月の外部審査機関による審査結果に対する是正を実施しました。その結果、審査機関から是正完了の連絡をいただきました。
また、同じく8月に実施された会社組織の変更（各ビルへの人員配置の変更）に伴う、環境マネジメントシステム運用体制の見直しについても必要な教育や告知などを完了しています。
変更への対応が終わったことで、マネジメントシステムの1年間のサイクルの中でも、比較的落ち着いた時期に入っています。この期間に、マネジメントシステムの運用マニュアルや、記録の書式などを他マネジメントシステムと統合する作業を実施する予定です。他のマネジメントシステムとの整合性に気を付けなければならないため、統合文書の作成にはある程度のパワーが必要となりますが、統合後の文書管理におけるメリット（マニュアルの一極化、メンテナンス性）を考え、活動を進めていきます。

10月は統合マネジメントシステムへの移行準備を中心に活動しました。弊社では、7つのマネジメントシステムを運用しています。現在、それらの運用を統合するプロジェクトを進行中です。2004年8月の審査対応のため、プロジェクトの優先度が下がり、2ヶ月半休止していました。統合プロジェクトが休止している間にも、各マネジメントシステムは運用を続けており、マニュアルもどんどん更新されていきます。休止したままでは過去1年間の統合のための作業が無駄になってしまいます。全体の作業完了を待っていては時間がかかってしまうため、完成した部分から公開していく方針に転換しました。その結果、文書管理番号の変更、文書一覧の更新、統合マネジメントマニュアル、教育マニュアル、内部監査マニュアルを公開したほか、品質関連マニュアルの移行準備を行いました。
このほか、9月のマニュアルの定期見直しで改訂した『HTML制作規定書』のルールを浸透させるために、制作チームのリーダーと検品チームに働きかけを行いました。HTML制作ルールは、制作担当者によるルール遵守と第三者によるチェックが必要です。11月からは、毎月1項目ずつ新しいルールが規定集に追加されていきます。今後も単なるルール追加・徹底ではなく、チェック体制も含めた改善活動を進めていきます。
11月は統合マネジメントシステムへの移行作業を終了します。2005年1月の内部監査、その後の維持審査は統合マニュアルで望みます。ISO9001運用を止めることなく、再スタートした統合マネジメントシステムにスムーズに移行したいと考えています。

10月20日、日本テクノセンターが主催した「代表企業におけるCS（顧客満足）の向上策とその実際」という表題で講演をさせていただきました。この講演では弊社の他にJR東日本商業開発、明治製菓、良品計画、カブドットコム、インテリジェントワークスの5社それぞれのCS活動を紹介されていました。講演する側としても他社の事例を知ることができる機会は大変有意義だったと思います。良い事例は積極的に取り入れて今後の活動に役立たせていきたいと思いました。また、講演のための資料を作成することでこれまでの弊社の活動を振り返り、CS活動がいかに重要であるかという根本的なことを再認識することができました。
また、10月はこれまでのクレーム・トラブルの進捗確認が主な作業となりました。新たに追加された手順が確実にマニュアルに反映されているか、スタッフへ浸透されているか、新たなトラブルは発生していないか、など再発の予防に努めました。まだ残る検討中の課題は早急に取り組んでいきたいと思います。

10月は、社内ネットワークシステムの見直し計画の策定を中心に活動しました。特に社内の基幹システムの分野では、利便性とセキュリティの向上を同時に達成できるシステムの構築という難題に対して、情報セキュリティ委員会や社内システム担当者がアイデアを持ち寄り満足のいく計画が策定できたと思います。
また8月に実施されたBS7799の更新審査や、9月に実施した第三者監査などで発見された指摘に対してもそれぞれ対応計画の作成が完了し、実行に移す段階までの準備を進めました。
11月には、事業継続計画のテストが行われる予定になっています。また、10月に作成した社内ネットワークシステムの変更計画の実現に向けて、関係者間でより一層コミュニケーションの強化をおこなっていきたいと思います。

10月は、BS7799の項でもふれられておりますが、社内ネットワークシステムの変更計画の策定を行いました。今回の社内ネットワークシステム変更は、2005年4月1日に施行される「個人情報保護法」への対応もひとつの課題となっています。社内からの情報の持ち出しに関しては、システムの変更後は今まで以上に防止することが可能になると思います。
11月には、社内ネットワークシステム変更に準拠した形で、マニュアルなどの刷新に取り組みたいと思っています。また、10月に実施できなかった従業員向けの勉強会なども11月上旬に行う予定で準備しています。

10月は内部監査結果への対応を行いました。まず、9月に作成した是正計画の変更を行いました。スケジュールの点で実施が難しいものが出てきたためです。改訂した計画に基づき、マニュアル全体の整合性チェック、法規制の検討・評価などを行いました。法規制の検討・評価プロセスはECS2000運用の最重要プロセスです。昨年度はプロセス通りに実施できなかったという反省がありますので、今年度はプロセス通りに進めながら、来年度以降ももれなく実施できるように年間スケジュール表の整備を進めるなどの改善も実施しました。
この活動報告が公開される頃には、緊急事態テストが終了しています。「従業員による個人情報漏洩事故の発生」を想定して訓練を行います。訓練は、緊急事態対応手順のパフォーマンス改善の側面も持っています。11月の活動報告では訓練の模様と改善点の検討結果をお伝えします。

弊社は10月12日にOHSAS18001の運用を開始しました。この1年、「心と身体の健康」をテーマに試行錯誤を繰り返してきました。OHSAS18001の規格をどう解釈するか、弊社に効果的に適用するにはどうするのかを何度も考え、修正してきました。今、運用開始できたことに安堵するとともに、これからが本番だと気を引き締めています。
10月は運用開始前の最終調整や、部門勉強会の実施、弊社サイト公開用原稿作成など、この1年で一番忙しい月となりました。部門勉強会ではスタッフから多くの質問や、手順書の用語がわかりづらいなどの指摘事項があがってきています。これらの質問の回答や対応結果は全スタッフに公開していきます。情報をできるかぎり公開することで、より透明性が高く、スタッフに身近なマネジメントシステムにしていこうと思っています。