2005年2月 継続的改善活動のご報告

2月の主な活動として、2月7日の外部審査機関によるISO14001規格の認証の維持審査と、各フロアごとに実施した全従業員向け勉強会、の二つが挙げられます。

2月7日に行われた維持審査では、審査員の方に、弊社が認証を維持することができるかどうかの判定をおこなっていただきました。
結果として、無事に弊社のISO14001の認証維持が認められました。
審査結果の概要を以下に報告します。

ご指摘いただいた観察事項については、社内で検討し、マネジメントシステム改善のために活用させていただきます。

全従業員向け勉強会については、1月におこなったフロア環境責任者向けの勉強会の内容を元に、各フロアに配置されたフロア環境責任者が自らの担当フロア内に水平展開をおこないました。
いくつかの質問事項などが従業員から寄せられ、システム自体の改善にも効果が期待できます。
マネジメントシステムは、担当者だけがいくら頑張っても効果は上がりません。
目標達成のために、社内の人間が一丸となって努力してこそ本当の効果が期待できます。その為には、納得いくまで説明をおこない、各従業員の理解を促進し、みんなで協力していくという土壌を育てていくことが重要です。
今後も、定期的に教育の機会を設けていく予定です。

2月は、1月に受けた外部審査機関による審査結果への対応として、部門マニュアルの更新をおこないました。「手順を調べるときにマニュアルの中で迷子にならないこと」「知りたい手順に短時間でたどり着けること」という視点で、制作部門の2冊のマニュアルを1冊に統合、企画・ディレクション部門の2冊のマニュアルを1冊に統合、検査部門のマニュアルと部門新人研修資料を1冊に統合しました。専門用語の見直しについては、手がつけられなかったため、今後の課題です。
新しい取り組みとしては、パフォーマンスチェックをおこないました。弊社では「ISO9004:2000〜品質マネジメントシステム パフォーマンス改善の指針」を用いました。弊社の内部監査は、品質システムの「適合性」を主にチェックするため、今回のパフォーマンスチェックでは、品質システムの「有効性」に着目した体系的なチェックをおこなうことができ、大変有意義な活動でした。50問ほどの設問に対して5段階評価をおこない、評価結果をレポートとしてまとめました。
3月は、月末に実施される経営層による見直しのための準備を中心に活動します。経営層による見直しは、今年度の品質システムの運用結果を報告し、来年度の活動方針、目標などを決定する重要なレビュー会議です。2月に実施したパフォーマンスチェックの結果をはじめ、内部監査、トラブル是正などについて報告する予定です。

2月はかねてより構築してきた「新方式CSアンケート」の運用をスタートさせました。
既存項目の見直し、回答尺度の決定、セキュリティの確保、分析方法、既に蓄積されているデータとのバランスなど、多くの側面から改良を目指したため、アンケートシステムの開発には思った以上のパワーと時間がかかりました。

しかし、改良に踏み切ったことで、従来の手間のかかるメールに記入しての送信から、フォームで回答可能になったこと、回答尺度が明確になったことなど、お客様にとってのメリットは大きなものだと思います（そう信じたいです）。

さらに社内の作業においても、蓄積されたデータの検索や管理がしやすくなったことで大幅な効率化が可能だと思います。今後も、回答率を上げていくことで、より精度の高い情報にし、制作スタッフ、フロントスタッフへ有効的な情報提供となるように努めていきたいと思っています。

2月は、BS7799で定めている定期の勉強会を実施しました。勉強会では、従業員から多くの意見が寄せられました。その中の一部として、「バックアップ方法は定められているが、バックアップサーバの容量が少ない」や「紙の管理方法について、マニュアルの内容に不整合がある」などの声が寄せられました。これらは、今後情報セキュリティ委員会で検討し、改善につなげていきたいと思っています。

2月末には社内にある情報資産の棚卸を開始しました。これは、社内にある情報資産をリストアップし、情報が置かれている状況などのリスクを測定することで、重点的に管理する情報と手順化などで管理する方法、現状リソースの問題ですぐには対応できない情報などに識別する作業です。
3月の初旬には、完成した情報資産リストの分析をおこない、対策などを講じたいと思います。

2月は、BS7799の勉強会と並行して、個人情報管理についての勉強会を実施しました。今回の勉強会では、情報を保護するという視点でおこないました。また、社内にある個人情報を利用する手順なども見直しを進めており、3月の早い段階で利用するという場合を想定して勉強会をおこなう予定です。

また、2月は個人情報のリストアップを開始しました。現在BS7799でも情報のリストアップをおこなっていますが、個人情報についても同時におこなうことで、リスト作成の手間を減らしています。ここでリスト化した個人情報は、今後手順に従い管理していくことになります。

2月は、1月に引き続き2004年8月に実施された内部監査の結果への対応と、遵守すべき法令を特定する手順の全体的な改善作業を継続しておこなっています。内部監査結果への対応が完了したものとしては、フロアの中心的ルール遵守状況の調査が挙げられます。
3月は、2004年度2回目の内部監査の実施と、1月に実施した中心的ルールの遵守状況の調査結果の分析を行います。その結果を踏まえ各マネジメントシステムへの協力要請や経営層による見直しの準備を進める予定です。

2月は、管理責任者変更に伴う体制変更があり、引継ぎを中心におこないました。部門目標の計測、アクションプランの遵守状況の評価、内部監査の是正など、前任責任者が構築し改善してきたシステムを引き続き管理し、改善していくために努力していきます。
毎月全社員に実施している「心の健康アンケート」は計測開始から3ヶ月を経過し、その傾向が分析できる段階に入ってきました。すでに2月〜3月の業務的に忙しい時期に入っていますが、引き続きアンケートを実施し、実態調査のひとつとして今後の改善活動に活用していきます。

3月は、リスクアセスメント手順の改訂作業を中心におこなっていきます。仕組みの立ち上げ時（2004年10月）に実施後、リスクアセスメントの本来の姿を研究してきた結果を反映し、目標設定やアクションプランの策定などに役立てていきたいと考えています。