業務効率「Web運用」を図る方法は？

顧客企業様の最近の状況を拝見していますと、Webによって経営効果を出すことは勿論のこと、同じレベルを維持しながら、いかに効率的な運用を行うかという依頼が多くなっています。

今日は、改善点を特定する方法に関して、触れてみたいと思います。実は、複雑な手法を使わなくても簡単な方法で特定することが出来ます。

シックスシグマによるプロセス改善

前提

まず、共通環境を作るということが非常に大切です。Webの運用であれば、自社、制作企業を問わず、運用に関わる全員を一つのプロジェクトメンバーとして捉え、同じ情報を共有するというスタンスが必要です。具体的手段としては、共通のメーリングリストや掲示版の設置などで簡単にできます。また定期的なミーティングの場を持つことです。プロジェクトマネージャは、自分だけが理解していればいいと思わないで、全員が同じ情報を持つ方法に気を使う必要があります。その上で、各プロジェクトメンバーは役割分担しているというスタンスを形成することが前提です。

大切なことは、田口メソッド（品質工学）が言うように、全員が同じ方向を向いて、同じツールを使うことに最大の注意を払うことです。

プロセスマップの作成

次にプロセスマップをつくります。
僕はよく「現状の事実を捉えよ」という言葉を社内で使いますが、これは何を意味するかと言いますと、実は一連のタスクの最初（in-素材の入手)から最後（out-本番サーバアップ）までのプロセスを捉えるということに他なりません。つまりプロセスマップを作ることなのです。また、プロセス上で行われる、承認、決裁の場所（タイミング）なども組み込みます。

プロセスマップを作成すると、どの辺にダブりがあり業務を悪化させているか、さらに、どの辺にヌケがあり事故が起こり易い状態になっているか見えてきます。

因果図

次に、因果図（フィッシュボーン・ダイアグラム、特性要因図とも呼ばれます）を用意し、根本原因を捉えるときに使用する業務プロセスにおける6つのカテゴリー「5M+1」を設置します。
プロセスマップで捉えた問題の部分は、「5M+1」における何に該当するかを捉えます。

このようにして、根本要因を特定して行きます。特性された部分に改善策を施すことによって、問題を解決し、効率的な運用を図ります。

補足

こんなに簡単でいいのと言われるかもしれません。実際使用すると実に効果的に改善すべき根本要因を特定することが出来ます。また、シックスシグマでは下記のような思想をもっています。

問題要因は実は多くない

問題が起こると全部ダメと思い込みがちですが、実は、問題というものは、多くは存在していなく、全体の一部に過ぎない。

2：8の法則（パレートの法則）

最重要項目となる要因（全体の）2割を改善すれば、8割を改善したことと同じ経営効果を導き出すことができる。

むやみに経費を使うことなく、最大限の効果を生む方法論に関して今日は触れてみました。一度トライして見ては如何でしょう。