【品質管理の仕組み紹介】依頼不備

品質管理部では、制作物の品質を担保するために、さまざまなルールや仕組みを設けています。
今回は、その中のひとつである 「依頼不備」 について、どのような目的で設けられ、どのように活用されているのかをご紹介します。

1. なぜ設けているのか

検品を正確かつ効率的に行うためには、制作物だけでなく確認に必要な情報や資料が十分にそろっていることが重要です。

依頼不備は、適切に検品を行うために必要な情報や資料の不足、不整合などを事前に把握し、検品業務を円滑に開始するための仕組みです。

あらかじめ必要な情報を整理し関係者間で認識を合わせることで確認漏れや手戻りを防ぎ、より効率的で精度の高い検品につなげることを目的としています。

この仕組みは、主に次のような目的で運用されています。

• 検品を開始するための前提条件を整えるため
• 検品の品質と効率を維持するため
• 関係者間で確認方針を揃えるため
• 手戻りの発生を抑えるため

2. どのような場面で利用するのか

主に次のようなケースで利用します。

• 検品の依頼内容に不明点があるとき
• 必要な資料や情報が不足しているとき
• 依頼内容に矛盾や確認が必要な事項が含まれているとき

3. どのような内容か

依頼不備とは、検品を進めるうえで必要な情報や資料に不足や不整合が見つかった際に、その内容を整理して依頼者に確認して必要な情報の補足をお願いする仕組みです。

品質管理部では、検品を開始する前に依頼内容を精査し、不明点や不足事項がある場合は依頼者へ問い合わせを行います。必要な情報や資料がそろったことを確認したうえで、検品を開始します。

主な内容は以下のとおりです。

• 依頼内容の不足事項や不明点を確認する
• 必要な情報や資料の補足を依頼する
• 検品を進められる状態まで内容を整理する

4. 実際の運用内容

実際には、次のような流れで運用しています。

1. 品質管理部が依頼内容を確認する
2. 不明点や不足事項がある場合は依頼者へ確認する
3. 依頼者が必要な情報の補足や内容の確認を行う
4. 検品に必要な情報や資料がそろったことを確認する
5. 検品を開始する

5. 運用時に意識していること

運用するうえで、特に意識している点は次のとおりです。

• 不明点や判断に迷う点を残したまま進めない
• 確認事項や不足している情報を明確に伝える
• 関係者間で認識のずれが生じないようにする

6. この仕組みによって得られること

この仕組みによって以下の効果を期待しています。

• 検品を効率的かつ正確に実施できる
• 確認漏れや手戻りを防止できる
• 関係者間の認識を統一できる
• 安定した品質の制作物を継続的に提供できる

まとめ

紹介した 「依頼不備」 は、検品に必要な情報を事前に整理し、確認業務を円滑かつ正確に進めるための仕組みです。

品質管理部では、こうしたルールや仕組みを通じて、品質の高い制作物を安心してご利用いただける状態でお届けすることを目指しています。