2018年7月13日 セミナーを問題なく運営すること

広報販促部
上原 佳彦

ミツエーリンクスでは、社員が保有している知識や事業活動で得た知見を、無料セミナーという形でお客様に提供しています。以前に別の社員が発表したコラム「セミナー開催10年をふりかえって」でも書かれていますが、セミナー無料開催の目的は、①当社の技術力のアピールと、②企業のWeb担当者様との接点獲得、の2つです。

特に②は、せっかくお客様に足を運んでいただき、作っていただく大切な接点ですから、当社側の些細な問題で台無しにしたくはありません。そのため、私たちセミナー事務局では、お客様が快適な環境で聴講に集中できるよう、セミナーの運営に細心の注意を払っています。

セミナー事務局の仕事は、専門のイベント運営会社に近い

ミツエーリンクスが主催するセミナーの、開催2カ月前の告知から開催後のアフターフォローまでを、取りまとめるのがセミナー事務局の仕事です。参加を申し込んでくださったお客様が、セミナーに参加されてお帰りになるまで、問題なくスムーズにご案内することを心がけています。

セミナーの司会進行をはじめ、セミナー開催中の進行はすべて、運営マニュアルや進行表に基づいておこなっています。当社は、14年のセミナー運営で培ったノウハウを蓄積しており、それを具現化したのが当社オリジナルの運営マニュアルや進行表です。ただ、それに固執することなく、その時々の状況に合わせて臨機応変に対応しながら進めています。

ほかに、当日の会場設営や音響関連のチェックも重要な仕事です。スクリーン横のモニターに当日のアジェンダを投影したり、後日公開するセミナーレポート用の写真を撮影したり、その原稿を書いたりすることも、セミナー事務局でおこなっています。

仕事内容はほぼイベント運営会社に近いと言えます。提供できるサービスの品質に関して言えば、専門のイベント運営会社とはまだまだ比較もできませんが、できるだけ追いつけるよう努力を続けています。

つねに「おもてなし」を心がけて

セミナー事務局としては、つねに「おもてなし」を心がけています。東京オリンピックの招致のプレゼンテーション以降、各所で「おもてなし」という言葉を聞くようになりましたが、実際に遂行するのは本当に難しいことです。ミツエーリンクスではセミナー会場に、コーヒー・お水・お菓子をご用意していますが、これだけでは「おもてなし」を実行したことにはなりません。

心からお客様に喜んでもらいたい、という気持ちが大切だと思います。この気持ちを強く持っていませんと、お客様にも伝わりません。ですから私たちは、セミナールームをきちんと掃除し、机や椅子を並べるだけではなく揃えて、お客様に配付する資料の角を整えるところまで、細心の注意を払っています。

また、他社が主催するセミナーの手法を参考にするのはもちろん、ファミリーレストランのスタッフや飛行機のキャビンアテンダントの所作など、他業種の長所もどんどん取り入れるようにしています。

お客様の喜びの声が、最大のやりがい

ありがたいことに、セミナーの終了後にお客様から「とても参考になりました。ありがとうございました」と、声をかけていただくことがあります。セミナーの数週間前から講師と内容について話し合い、セミナーリハーサルを(時には何度も)実施して、ようやく作り上げることができたセミナーの内容を褒めていただけたときは、涙が出るほどうれしいです。

毎回セミナー終了後に、アンケートへのご協力をお願いしているのですが、以前に比べて回答率が上がっていますし、長文のコメントをいただくことも多くなってきました。長時間のセミナー受講で疲れていらっしゃるにもかかわらず、コメントを書いていただけていると思うと、本当に頭が下がる思いです。次にお越しいただいたときも、必ずご期待に添えるように頑張ることが、私たちの使命だと感じています。

セミナー受講を、問題解決の糸口にしていただけるように

セミナー事務局では、今後どのようなセミナーを開催していくべきか、お客様のニーズやWebのトレンドを踏まえて、セミナーのテーマを決定しています。これからもお客様が抱えていらっしゃる問題が、ミツエーリンクスのセミナーを受講したことで「解決の糸口が見えた!」と感じていただけるようなセミナーを開催していきたいです。

そして、私たちの「おもてなし」を通じて、お客様の中に当社のファンを1人でも多く増やしていきたいと思います。

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