「Webサイト運営 最適化セミナー」を終えて

2011年最初のセミナーとして、1月14日に「 Webサイト運営 最適化セミナー 」を実施いたしました。当日は数多くの方にご参加いただき、改めて御礼申し上げます。

これまでは、お客様からの作業依頼を弊社内で対応して行なう「オフショア」サービスと、お客様の社内に専任チームを送り込んで作業を行なう「オンサイト」サービスと区別していました。しかし最近では、ご契約いただいている業務範囲および作業を行なう物理的な場所以外にはサービスに大きな違いが無いことから、今回のセミナーではすべてのサービスを一括りとして「Webサイト運営の最適化」というテーマでお話しいたしました。

企業活動におけるWebサイトの重要性が高まると共に、WebマスターやWebサイトの運用担当者様にかかる業務負荷がますます重たくなってきていることは過去にも触れてきました。加えて昨年はスマートフォン市場が想像以上の広がりを見せ、Twitterの登場によりソーシャルメディアの活用についても検討を行なわなくてはならないなど、多様化するテクノロジーとメディアへの対応を求められており、これらのトレンドに追いつくだけでも相当な負担を強いられているのではないかと想像しております。

そんな多忙を極める担当者様の状況を改善すべく弊社でも運用サービスを提供しているわけですが、セミナー終了後にいただいたご質問や、アンケートに記載いただいたコメントなどを拝見した際に印象に残ったのは、運用の最適化を実現するために社内で明確にしておかなくてはならない事項が、意外と明確にされていない、ということでした。

企業内では異動もあれば退職もあり、複数年に渡って同じメンバーがWebサイトの運用業務を担当するということは現実的に難しいと考えられます。また、組織改編やサービスの統廃合なども発生するため、その都度コンテンツのオーナーシップも変わってしまうことが常だと思われます。Webサイトを構成するコンテンツは社内の様々な部門からの依頼や情報提供によって形成されているため、コンテンツや作業内容に関する責任範囲を明確化しておくことで、トラブルが発生した場合にもリカバリーを行なうために誰に何を聞けばいいのか、即座に把握できることになります。

一部の作業を外注したいと考えた場合にも、戦略の決定や掲載タイミングの確定など、業務内容によっては外部業者で対応できない/責任を負えない作業が存在します。自社と業者の間における責任範囲を明確化するためにも、社内の業務を正確に把握し、明文化しておくことで運用の最適化を実現するための基盤を整えることが可能になると考えています。

現状把握の重要性については、運用に関係されているご担当者様であれば痛感されている事項だとは思います。しかし必要とはいっても、通常の運用業務も行ないつつ、新製品のページ企画も検討しつつ、今度のリスティング計画も立てなくてはならないような状況では、現状把握は後回しになることが多いことでしょう。気づけば3回も組織改編が行なわれ、担当者も8割が入れ替わってしまってもマニュアル関連のデータはすべて古いまま、という状態になってしまうのではないかと思います。

ただし後回しにすればするほど担当範囲の境界が不明瞭になり、誰が何を知っているのかもわからなくなってしまうため、より大きな負荷を背負うことになったとしても現状把握に取り組まれた方が、今後の運用を考えた場合には非常に大きな効果があると考えております。

自社内でその稼働を確保することが難しい場合には、例えば弊社で提供している Webサイト運用業務診断（Web-Op Diagnostics） のようなサービスを利用することで、外部業者からの改善策の提案までも含めた形で業務把握を行なうことも可能です。現状さえ正確に把握できれば運用上の問題点およびその改善方法を立案することは比較的容易に行なうことができるため、運用の最適化を実現したいと考えられているお客様にはぜひ強い意志を持って現状把握に取り組まれることをお勧めしたいと思います。