情報を要約するスキルの重要性

エグゼクティブエディター 上原

日々、文章の読みやすさを追求している、上原です。
私たちは毎日多くの情報に触れています。テレビ番組や動画、Webニュースやビジネス文書など、そのソースは多岐にわたります。しかし、時間的制約や注意力の限界から、その情報のすべてを吸収・記憶することはできません。脳内の記憶領域を効果的に使用するためには、情報を「要約」する力が必要です。

要約は、情報の本質を抽出して、わかりやすくまとめること。多くの情報の中から物事の本質を上手につかむことができれば、もし誰かにその情報を伝えるときに、こちらが話す時間も、相手が理解するまでの時間も短くできます。今回は、文章の要約力についてピックアップし、どのように要約すれば良いのか、どうすれば要約力を向上できるのかを紹介します。

要約の方法

要約は、次の流れで考えると良いでしょう。

1:文章の目的と趣旨を把握する
その文章が何を伝えたいのか、どのような視点や意見が含まれているのかなど、文章の目的と趣旨を把握しましょう。また、文章を「一文一義」のルールに従って分解することで、話の流れや展開を把握しやすくなります。もし、1つの文章に複数の意味が含まれている場合は、意味ごとに文章を区切って考えることが有効です。
2:重要なポイントを抽出する
その文章を構成している、重要なポイントを抽出しましょう。段落ごとの趣旨、重要な単語やフレーズを抜き出します。文章や言葉の内容を「誰が」「何を」「いつ」「どこで」「なぜ」「どうやって」という、5W1Hの要素に分けて把握することで、重要なポイントを見つけやすくなります。
3:枝葉の情報を捨て、幹の情報をつなぐ
2で抜き出した重要なポイントを、1の目的や趣旨に従ってつなぎ合わせ、自分の言葉で簡潔にまとめます。その際、オリジナルの視点や意見を尊重し、客観的かつ正確に伝えましょう。また、要約は捨てる技術でもあります。情報の幹となる部分だけを残し、枝葉の情報は思い切って捨てることも必要です。あえて具体例をカットすることで、情報の本質を際立たせることもできます。

どうすれば要約力を向上できるか

自身の要約力を向上させるためには、次のヒントを参照してください。

ヒント1:多くの情報に触れる
要約力の向上には経験則も重要です。遠回りに思えるかもしれませんが、できるだけ多くの情報を見て聞いて吸収することが、情報の目的や趣旨、構成やポイントを探し当てるためには、重要なプロセスだといえます。このことは要約力に加えて、読解力や判断力を鍛えることにもつながります。
ヒント2:要約の好例を参考にする
例えば、新聞や雑誌のコラム記事や、書籍のあらすじなどは、要約の良い例です。これらの例を読んで、どのように要約されているか、どの部分が重要とされ、どの部分が不要とされているか、どのような言い回しが使われているかなどを分析することで、要約の方法や技術を学べます。
ヒント3:自分で要約を練習する
例えばX(旧Twitter)を活用すれば、決められた文字数以内で自分が伝えたいことを書く練習になりますし、読み手を意識した情報発信の練習になるでしょう。また、SNSの活用が難しい場合は、他者の文章に独自のタイトルや見出しを付けることも、要約力の鍛錬につながるはずです。自分が書いた要約文に、他人からフィードバックをもらうことも有効です。

「タイムパフォーマンス(タイパ)」という言葉の浸透とともに、費やした時間に対する価値や満足度を意識する傾向は強まっています。ビジネスシーンでも、意思決定や業務遂行の速さが求められ、会議時間や勤務時間は短くすべきと考える人や会社は増えています。こうした流れからも、要約力は現代社会の必須スキルといえるでしょう。ぜひ、皆さんも情報を伝達・発信する際は、要約を意識してみてください。

※この原稿は、作成過程でAIを活用しています